🐸 La sensación de saltar de tarea a tarea todo el día es un problema común entre los responsables de calidad de la industria alimentaria.

Llegas a la oficina por la mañana, con una lista de tareas interminable esperándote. 😭

📨 Antes siquiera de poder sumergirte en la primera tarea, te llegan correos electrónicos urgentes, llamadas inesperadas y solicitudes de última hora que te hacen saltar de un lado a otro sin cesar. 

🧠 Cuando finalmente logras concentrarte en una tarea, apenas unos minutos después te encuentras saltando a otra completamente distinta. 

¿TE SUENA FAMILIAR?

👉🏻 A menudo, nos encontramos luchando por mantenernos al día con las demandas constantes y, como resultado, nos sentimos abrumados y poco productivos.

💡 ¿Sabías que, según un estudio realizado por la Universidad Irvine de California, se tarda en promedio 23 minutos y 15 segundos en recuperar completamente el enfoque después de una interrupción? 

Esto significa que cada vez que te distraes y cambias de tarea, estás perdiendo casi media hora de productividad. 🤯 

Entonces, ¿cómo podemos superar este desafío y recuperar nuestro tiempo y productividad perdidos? La respuesta está en una técnica simple, pero efectiva llamada «time blocking».

⌚ El time blocking consiste en dedicar bloques de tiempo a tareas o actividades específicas. En lugar de permitir que las interrupciones dicten tu día, tú tomas el control y estructuras tu jornada de trabajo en torno a tus prioridades.

Aquí hay algunos pasos simples para implementar el time blocking en tu rutina diaria:

1. Semana de observación: identifica en qué gastas el tiempo ahora.

👉🏻 Para poder dejar un tiempo específico a cada cosa, tienes que saber qué cosas exactamente haces y cuánto tardas en hacerlas. 

✍🏻 Apunta en una agenda cuando haces las diferentes tareas y lo que tardas en hacerlas. Aquí ya te vas a dar cuenta de lo que ocupan en tu día las interrupciones no productivas. Haz esto durante una semana más o menos.

2. Clasificación de tareas: agrupa las tareas que haces.

🔎 Revisa los tipos de tareas que haces y las que puedes hacer juntas, según la información que hayas recogido durante la semana de observación.

⚠️ El criterio de agrupación no es tanto por temas, sino por formas de trabajo. Ejemplo: llamadas con envíos de correos, reuniones con visitas a planta y momentos foco (aquellos en los que necesitas estar muy concentrad@ para ejecutar correctamente).

3. Temporalizar: establecer el tiempo que necesita cada tipo de tarea en tu semana.

⏱️ Determina cuánto tiempo necesitarás cada semana para hacer cada tipo de tarea y en qué momentos se te da mejor o te resulta más cómodo cada tipo de tarea. 

👉🏻 Por ejemplo, se me ocurren: gestión de mail, control de los lotes de producción que se van a hacer hoy y revisión de etiquetas, formación al personal, pasar datos de producción a programa de trazabilidad, revisar y archivar los registros de limpieza, tomar muestras para analíticas, ….

Algunas personas necesitan tener el momento de foco al principio del día y otras por las tardes. Sé realista sobre lo que puedes lograr y asigna tiempo adicional para imprevistos o interrupciones.

📆 Crea un horario como el del cole asignando los bloques de tiempo necesarios para cada tipo de tarea. 

4. Ajustar y mejorar con el tiempo

💪🏻 Con el tiempo y el uso, verás que vas acostumbrándote a hacer un mismo tipo de tarea en un horario determinado y verás también que tus compañeros lo van aceptando y dejan las interrupciones para cuando estás en el bloque específico que toca esa actividad. 

Intenta ajustarte a esos bloques cada semana y decidir una vez lo experimentes si necesitas cambiar algún bloque o alguna agrupación.

⌚ El time blocking es una técnica flexible que puedes ajustar según tus necesidades y preferencias. 

Experimenta con diferentes horarios y rutinas para encontrar lo que funciona mejor para ti.

🤦🏻‍♀️ Sí, ya sé que me vas a decir que has visto de qué va, y que eso en tu empresa no puede ser, porque todo el mundo te pregunta cada paso a seguir en cada momento, y que tienes que atender el teléfono y el mail de manera urgente en cada segundo, y que el mundo no gira si tú no lo ves girar,….. ya ya ya….. pero, ¿lo has intentado?

😏 Yo también creía que tenía-debía atender cada llamada, cada requerimiento de mis clientes y mis alumnos en cada momento. Hasta que un día olvidé el teléfono en casa en una visita a un cliente y pasé una mañana súper productiva. Y sabes qué, cuando llegué a casa tenía mil llamadas, todas parecían urgentes. Las devolví todas por la tarde y ya estaba todo arreglado. (O casi). Arreglé las cosas que habían surgido y listo.

Resulta que no pasó nada. 🤷🏻‍♀️

🤳🏻 Empecé a practicar con el teléfono respecto al horario de llamadas. Dejé de coger el teléfono a partir de las 5 de la tarde (a la persona que llamaba le indicaba que estaba con mis hijas y que no podía cogerlo en un mensaje de texto automático).

Finalmente, ya es raro la persona que me llama después de esa hora, salvo alguna razón que no pueda esperar porque sea para el día siguiente o algo así.

Aprendí que realmente no somos esclavos de nuestro trabajo. ⛓️

👉🏻 Ahora tocaba hacer lo mismo con el resto de tareas de las que se compone mi día. Y lo conseguí.

Por otro lado. Hay semanas de locos que todo se descontrola y hago tareas mezcladas y no lo cumplo. Tampoco pasa nada. Lo interesante es que lo puedes retomar y reajustar tantas veces como quieras.

Al implementar el time blocking en tu rutina diaria, puedes reducir significativamente la sensación de saltar de tarea a tarea y recuperar el control sobre tu tiempo y productividad.

¡Inténtalo y descubre la diferencia que puede hacer en tu día a día!

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