Hace mucho mucho tiempo…allá por el año 5 a.c. (Antes del Confinamiento), me costaba un mundo llegar a todo sin que el estrés me superara.

Con dos bebés en casa, las obligaciones diarias (en mi caso, las auditorías de mis clientes), tiraban de mí y del trabajo que tenía que hacer.

Esto que llegas el lunes a la oficina, miras el calendario y ves que quedan 2 semanas para la auditoría de BRC 😱….

Cuando un responsable de calidad como tú, se ve en la necesidad de implantar un nuevo sistema de inocuidad alimentaria, ya sea

• para obtener un certificado IFS o BRCGS,
• por modificaciones sustanciales en tu empresa o
• porque comienzas a trabajar en una empresa nueva;

siempre piensas lo mismo…. “Si voy mal de tiempo ya, ¿de dónde saco el tiempo para implantar un nuevo sistema?” 😭

NO TENGO TIEMPO

Y es que esta es una frase recurrente que me encuentro cuando voy a una empresa a implantar un nuevo sistema. Y eso que, como consultora, el grueso del trabajo lo voy a hacer yo. 😁

Imagínate si tienes que hacerlo sin ayuda. Si esto te pasa ya normalmente en tu día a día, ¿cómo vas a enfrentarte a la implantación de un nuevo sistema para obtener un certificado IFS o BRCGS?

Y es que trabajar sin una planificación organizada solo te conduce a perder el tiempo y no controlar el proceso de creación e implantación de tu nuevo sistema.

Como la mayoría de Responsables de Calidad y en realidad, la mayoría de los mandos intermedios, el trabajo diario está lleno de actividades diferentes y saltas de una a otra constantemente, pero

🥺¿sabes que existe una manera diferente de trabajar?

🤔¿sabes que puedes conseguir cumplir tus objetivos sin trabajar por las noches o los fines de semana?

😱¿sabes que puedes estar segur@ de que no dejas ningún requisito atrás?

Y es que en ninguna empresa te van a ayudar a estructurar tu trabajo para poder ser más productivo y tener menos estrés y más control.

Lo primero que debes hacer es estructurar tu trabajo diario (o semanal) para conseguir el tiempo que necesitas, para no tener ese grado de estrés que se está convirtiendo en habitual en tu vida y para poder plantearte mejoras en los procesos que sabes que la empresa necesita desde hace tiempo.

La técnica que yo empecé a utilizar allá por el 2015 con mis dos bebés en casa y con mi consultora recién creada 🤪, puede valerte para comenzar a sentir que tienes el control de tu trabajo y tu día.

LA TÉCNICA DEL TIME BLOCKING

Una técnica que consiste en dividir tu semana de trabajo y tus días, en bloques de trabajo en los que harás una sola cosa a la vez.

Algo así como hacíamos en el colegio con el horario de clase. Los lunes a primera tenía Inglés, los martes después del recreo educación física, eso cada semana.

Este tipo de planificación se basa en el hecho de que se pierde un tiempo precioso en cada cambio de actividad. Es decir, cada vez que cambias de tarea, tu cerebro necesita un tiempo determinado para volver a concentrarse.

¿Te imaginas?, estás perdiendo hasta 2 horas al día en tiempos muertos de tu cerebro entre una tarea y otra.

Tienes que cambiar lo que haces ahora para ser diferente.

Te propongo que utilices esta técnica que a mí me ha dado tan buenos resultados. Te la explico con detalle a continuación:

FASES DE LA TÉCNICA TIME BLOCKING:

1º.- ESTUDIAR TU SEMANA LABORAL NORMAL, PARA VER LOS DIFERENTES TIPOS DE TRABAJO QUE REALIZAS.

Por ejemplo se me ocurren: gestión de mail, control de los lotes de producción que se van a hacer hoy y revisión de etiquetas, formación al personal, pasar datos de producción a programa de trazabilidad, revisar y archivar los registros de limpieza, tomar muestras para analíticas, ….

Realmente, cada uno de nosotros en nuestro trabajo no tiene más de 5 o 6 tipos de tareas diferentes. Revísalas y agrúpalas.

2º.- PRIORIZA LAS TAREAS. LAS MÁS IMPORTANTES DEBES REALIZARLAS CUANDO MÁS ENERGÍA Y CONCENTRACIÓN TENGAS.

Ojo, aprender a priorizar es difícil porque a veces confundimos lo urgente con lo importante. Para esto también hay una técnica.

Haz un cuadro para evaluar cada tipo de tarea.

Realmente, este cuadro debes utilizarlo siempre que te surja algún imprevisto en tu trabajo. Te ayudará a no perder tiempo con tareas que se pueden evitar o delegar.

3º.- DISEÑA TU JORNADA LABORAL IDEAL.

Una vez que te das cuenta de cuáles son las tareas que deben ir en un sitio fijo porque no se pueden hacer en otro momento, ponlas ahí.

Los huecos sobrantes son los que te quedan para hacer lo demás.

No olvides dejar tiempo para imprevistos, descansos y para el cumplimiento de objetivos a largo plazo.

Si, ya sé que me vas a decir que has visto de qué va, y que eso en tu empresa no puede ser, porque todo el mundo te pregunta cada paso a seguir en cada momento, y que tienes que atender el teléfono y el mail de manera urgente en cada segundo, y que el mundo no gira si tú no lo ves girar,….. ya ya ya….. pero, ¿lo has intentado?

Yo también creía que tenía-debía atender cada llamada, cada requerimiento de mis clientes y mis alumnos en cada momento. Hasta que yo misma me inscribí en un curso en el que las clases eran online (cosa relativamente novedosa entonces 😁).

Hacía alguna pregunta por email y …sorpresa! No me contestaban en el momento.

Incluso llegué a mandar varios correos para preguntar si me había equivocado de mail. Hasta que me contestó mi tutor, diciendo que los mails se contestaban los miércoles.

Me quedé impresionada porque me pareció genial que tuviera tan claro su horario y lo que hacía un día u otro. Era para mí una idea revolucionaria, muy interesante.

Empecé a practicarlo respecto al horario de llamadas. Dejé de coger el teléfono a partir de las 5 de la tarde (a la persona que llamaba le indicaba que estaba con mis hijas y que no podía cogerlo en un mensaje de texto automático).

Finalmente, ya es raro la persona que me llama después de esa hora, salvo alguna razón que no pueda esperar porque sea para el día siguiente o algo así.

Aprendí que realmente no somos esclavos de nuestro trabajo.

Ahora tocaba hacer lo mismo con el resto de tareas de las que se compone mi día.

Esto es lo que puedes hacer tú si quieres tomar por fin el control de tu día.

Y ahora viene lo prometido,

CÓMO PUEDES PLANIFICAR 1 AÑO EN 1 HORA GRACIAS A ESTA TÉCNICA DE TIME BLOCKING.

Pues bien, como sabes, lo difícil de planificar es que te pones una fecha límite para hacer un trabajo pero realmente no has dispuesto de un tiempo cada semana para hacer las tareas necesarias para alcanzar ese objetivo.

Entonces, lo que, en principio, debería ayudarte a llegar a un punto determinado, lo único que hace es provocarte más estrés.

Porque ves que se va acercando el día límite y no has avanzado hacia la consecución de ese objetivo.

También puedes utilizar la técnica time blocking para esto. Concretamente, esta parte de la técnica se llama TIME BOXING.

Se utiliza en el ámbito de los proyectos Ágile, ydetermina un tiempo máximo y un deadline (fecha límite) para cada tarea.

Trabajando con el formato time blocking, vas a ganar un tiempo precioso que antes perdías en volver a concentrarte en cada cambio de tarea.

Además, como has determinado en tu semana laboral ideal, un hueco para las tareas relacionadas con los proyectos a largo plazo, puedes encajar perfectamente el trabajo que necesitas hacer para alcanzar los objetivos que te hayas propuesto.

Para ejecutar esta técnica sigue los siguientes pasos:

1º.- ESTABLECE TUS OBJETIVOS.

No olvides que los objetivos deben ser medibles, específicos y alcanzables.

Es decir, no es un objetivo claro decir que vas a tener mejor relación con los compañeros. ¿Cómo podrías medir si has logrado o no el objetivo?

El objetivo en ese caso podría ser, reducir en un 10% las incidencias cuya causa raíz esté provocada por una comunicación deficiente entre departamentos.

2º.- DIVIDE EL OBJETIVO EN TAREAS QUE TE AYUDEN A ALCANZARLO.

las tareas tendrán un tiempo de dedicación, presupuesto, responsable y deadline establecidos desde el principio.

En el ejemplo anterior de mejora de la comunicación entre departamentos, podrías incluir actividades de fomento del compañerismo como una reunión mensual para informar de las posibles incidencias y buscar soluciones juntos.

Podrías incluir, por ejemplo, formación sobre cultura de calidad para todos los mandos intermedios.

3º.- COLOCA LAS TAREAS EN EL CALENDARIO.

Como ya has establecido tus huecos en el calendario, solo tendrías que encajar esas actividades.

No olvides incluir en tu planificación el tiempo para la planificación del año siguiente y para la revisión del cumplimiento de proyectos.

Con esto ya estás listo para sacar el máximo partido a tus días, semanas y años.

Espero que lo intentes con todas tus fuerzas y me cuentes cómo te ha ido.

🎁 Para ayudarte aún más, quiero compartir contigo mi plantilla para tener un sistema de seguridad alimentaria automatizado.

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