Cambia tu sistema.

Todos los días veo responsables de calidad como tú que se esfuerzan a diario por mantener actualizados y correctos los registros de su sistema de calidad.

Esto no debería ser un esfuerzo sino una actividad secundaria en tu trabajo.

Lo que ocurre es que es muy habitual que la documentación de tu sistema sea antigua y la hayas tenido que parchear en numerosas ocasiones.

Tú y yo sabemos que eso provoca duplicidad de registros, en papel, en excel(si….. no eres la única persona que lo hace) y si tienes una aplicación informática, tienes que dedicar un tiempo que no te sobra a introducir allí también esos datos.

Puede incluso llegar a triplicarse el tiempo para mantener la documentación al día.

Pero es que además del tiempo que gastas, está el hecho de que hay muchísimas más probabilidades de error al trasladar datos de un lado a otro.

❌un error de escritura,
❌omisión de algún dato o
❌interpretación incorrecta de la información.

✅Te imaginas la cantidad de tiempo que te encontrarías si tu sistema documental fuera más simple y más rápido de llevar?
✅Te imaginas lo que tiene que ser no temer nunca más una inspección inopinada?
✅Te imaginas no tener que retocar nunca más un registro corriendo y deprisa antes de una inspección de sanidad?

(Y aquí es donde te hablo de la solución 😁)

Y como he hecho en otras ocasiones, tiro de concepto japonés para ilustrartela. Sigue leyendo…

Me gustaría presentarte un concepto interesante cuya aplicación práctica conocemos bien, que es el «Poka-Yoke» (en japonés significa literalmente «a prueba de errores»).
Ahora verás la relación del problema de tu documentación y de esta especie de trabalenguas japonés 😂.

(Pero antes, decirte que al final de este post tienes una invitación, no te la pierdas).

El concepto de «Poka-Yoke» se refiere a la incorporación de mecanismos o dispositivos para prevenir errores o equívocos en los procesos. Se utiliza para diseñar sistemas a prueba de errores y minimizar la posibilidad de cometer errores humanos.

Se trata de diseñar los sistemas de manera que NO sea necesario el control de calidad, porque sea IMPOSIBLE COMETER UN ERROR. Aparte del ahorro de tiempo tanto en la gestión de los datos,

Te voy a poner varios ejemplos para que lo entiendas.
💡Ejemplo 1: la tarjeta sim de Los móviles. Seguro que habrás cambiado de teléfono ya en alguna ocasión, pues bien, habrás observado que es imposible equivocarse en la forma en la que introduce la tarjeta en el móvil (a pesar de que tod@s hemos intentado hacerlo en alguna ocasión 😂), pero No. Es imposible debido a la esquina biselada que tiene, que hace que solo encaje de una manera.

💡 Ejemplo 2: la boca de llenado de combustible en los vehículos cuenta con una boquilla diseñada para que solo se pueda insertar la manguera de combustible correspondiente. Es decir, el tamaño de entrada es diferente para el gasoil y para la gasolina. Esto previene errores al cargar combustible incorrecto que evita daños en el vehículo.

Y ahora que conoces el concepto “poka-yoke”, te cuento algunas aplicaciones prácticas de esto que ya imaginas que pueden ser de gran utilidad.

1.- Uso de formularios electrónicos prediseñados: Proporcionar formularios electrónicos prediseñados con campos específicos y desplegables que limitan las opciones disponibles. Esto ayuda a estandarizar la información ingresada y reducir la posibilidad de errores o datos incorrectos.
2.- Validaciones automáticas: Configurar sistemas o aplicaciones informáticas para realizar validaciones automáticas en los campos de entrada. Por ejemplo, se puede establecer que solo se acepten fechas en un formato específico, que los valores numéricos estén dentro de un rango determinado o que ciertos campos sean obligatorios. Esto ayuda a detectar errores y garantiza la coherencia de los datos ingresados.
3.- Escaneo de códigos de barras: Utilizar códigos de barras en los documentos (o en los productos para hacer control de stock por ejemplo) y utilizar escáneres para ingresar la información automáticamente en el sistema. Esto evita errores de transcripción manual y agiliza el proceso de registro.
4.- Etiquetas de colores o iconos: Use etiquetas de colores o iconos para identificar rápidamente el estado o la categoría de un documento o un producto. Por ejemplo, se puede asignar un color específico a los documentos que requieren acción inmediata oa aquellos que están pendientes de revisión. Esto facilita la visualización y priorización de los documentos, impidiendo que se pasen por altas tareas importantes.

Es hora de dejar de completar y retocar registros y cambiar de una vez por todas a un sistema que te permita alcanzar al día ahorrando tiempo y errores.

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