👉🏻 Llevas desde siempre deseando trabajar de una forma ordenada y tener tiempo para todo, sin saltar de tarea en tarea y llevarte todo el día trabajando y tener la sensación de no haber avanzado en lo importante. 

En el mundo frenético de la industria alimentaria, los responsables de calidad como tú se enfrentan a un desafío constante: 

Mantener la eficiencia y la organización en medio del caos. 

¿Cuántas veces te has sentido abrumado por la cantidad de tareas pendientes, saltando de un problema a otro sin poder avanzar realmente en lo importante? 

👀 Sigue leyendo que en este artículo pienso proporcionarte estrategias prácticas para recuperar el control de tu sistema de seguridad alimentaria.

🤯 El desorden, tanto de la zona de producción como en el mantenimiento de documentos, es decir, la falta de organización, tienen un impacto significativo en tu productividad y la seguridad alimentaria al final, que es tu responsabilidad. 

❌ Los errores se vuelven más comunes, los plazos se vuelven más ajustados y la inocuidad del producto puede verse comprometida. 

¿Te ha pasado alguna vez hacer una auditoría interna por encima por falta de tiempo y luego quedarte con el cul* al aire en la de certificación? 😫

Además, con ese estrés generado, no tendrás la (santa) paciencia necesaria para poder implantar una buena cultura de calidad. 

🗣️ Permíteme compartir contigo una historia que me ocurrió hace un par de años y verás cómo un pequeño descuido en la organización de la documentación tuvo repercusiones muy importantes para una de las empresas con las que trabajo. 

Esto ocurrió en una de las numerosas auditorías que pasa esta empresa anualmente. 

Se había implementado un cambio en el registro de control de producción, específicamente en el control de envasado hacía unos meses.

Pasamos de verificar el correcto funcionamiento del soplador al inicio del proceso de etiquetado a medir las presiones en cinco ocasiones durante todo el envasado (fue un cambio sugerido por otro auditor).

La responsable de calidad olvidó enviar el nuevo registro actualizado a la persona encargada de las fotocopias, que no tenía relación directa con el departamento de calidad. Como resultado, el personal de producción continuó utilizando el antiguo registro, lo que llevó a una situación de no conformidad durante una auditoría.

Esta experiencia, una de las 3 veces en mi vida que NO HE SUPERADO UNA AUDITORÍA, destaca la importancia crítica de una documentación organizada y actualizada en la industria alimentaria. Así como de la comunicación interna. 

Un simple descuido en la gestión de los registros puede tener consecuencias costosas, tanto en términos económicos como en la reputación de la empresa y la tuya propia como profesional.

⏳ En un mundo donde el tiempo es un recurso precioso y la responsabilidad tan alta, es vital encontrar formas de trabajar de manera más inteligente.

➡️ Y aquí vienen, por fin, las 3 técnicas que te propongo:

1.- IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO Y ORGANIZACIÓN DE TUS TAREAS DIARIAS

Concretamente, te aconsejo la técnica de time blocking. 

Se trata de una técnica que sirve para aprovechar al máximo el tiempo del que dispones. 

Dedica una semana a revisar en qué estás dedicando tu tiempo. Verás que hay muchos saltos de tarea a tarea. 

¿Sabías que el cerebro tarda algo más de ¡¡20 minutos!! en volver a concentrarse? Seguro que ya lo has notado.

Pues una vez hayas revisado tus tareas, dedica un buen rato a dividir tu semana en bloques de tiempo para gestionar los diferentes tipos de tareas. 

Parecido a los horarios que teníamos en el cole.

Y sí, ya sé que me vas a decir que en tu caso en particular no puedes dejar de mirar el mail o el teléfono ni un segundo, yo era así. 

Pero déjame que te diga algo, en cuanto empieces a poner ciertos límites a ciertas actividades, verás como todo el mundo se acostumbra.

(Intenta llamarme las 9 de la noche, verás si consigues respuesta😂)

Empieza por lo obvio, agrupa tareas que sí se puedan mover a lo largo del día y así poco a poco.

2.- CREAR SISTEMAS DE SEGUIMIENTO EFECTIVOS

Casi siempre que comienzo en un nuevo proyecto, veo que llevan retraso en el plan analítico. Siempre, sin excepción. Cualquier actividad que se sale de la rutina de la producción, es susceptible de ser olvidada. 😥

🗂️ Puedes crear una serie de alarmas en tu calendario, puedes usar un sistema de gestión de proyectos de esos que tienen avisos a tu mail o al mail del responsable de la gestión que sea… 

Puedes usar lo que quieras, pero úsalo de manera constante. Si no tienes constancia, no conseguirás confiar en el sistema y no servirá para quitarte la lista de tareas de la cabeza. 🧠 

3.- DELEGAR TAREAS

Créeme que es posible ir haciendo que cada mando intermedio de tu empresa, cada operario, vaya adquiriendo estas responsabilidades poco a poco.

🗣️ Además, es importante fomentar una cultura de comunicación abierta y colaborativa, donde los empleados se sientan empoderados para compartir ideas y sugerencias para mejorar los procesos.

Lo importante es crear un círculo de confianza para que, ante las dudas, se dirijan a ti.

Para poder lograrlo, tienes que estar disponible para ellos. Y para eso necesitas estar bien organizad@.

Es la pescadilla que se muerde la cola. 

 👉🏻 En esta lista de técnicas, el orden en la aplicación es fundamental. Comienza por el principio.

Si estás luchando con la desorganización y la falta de tiempo en tu trabajo como responsable de calidad, no estás solo. 🙋🏻‍♀️ 

Nuestra COMUNIDAD DE PROFESIONALES DE LA SEGURIDAD ALIMENTARIA está aquí para ayudarte.

⚒️ Con acceso a recursos, herramientas y apoyo de otros profesionales en la industria, podemos trabajar juntos para superar los desafíos y alcanzar el éxito. 

¿A qué estás esperando? 🚀