Como Responsable de Calidad en la Industria Alimentaria te encuentras con ciertas dificultades cuando comienzas a trabajar en un nuevo puesto, en una nueva empresa.
Cada empresa es un mundo y la forma de trabajar también, sin embargo en los 7 años que llevo ayudando a empresas a implantar nuevos sistemas de seguridad alimentaria, me he encontrado con muchos compañeros cuyas dificultades se parecen mucho entre sí, a pesar de estar trabajando en empresas completamente diferentes.
Durante estos años, he recopilado estas dificultades habituales y he investigado las diferentes técnicas que pueden ser utilizadas para evitarlas.
A continuación, listo todas las dificultades que he ido encontrándome en mi camino:
- Los departamentos de PRODUCCIÓN Y CALIDAD se comportan como RIVALES más que como compañeros.
- La creencia general es que el responsable de calidad está para APAGAR FUEGOS constantemente. (y en la mayoría de los casos, así es).
- El trabajo del responsable de calidad no se puede prever. Depende de los incidentes que vayan surgiendo en el día, que tiene que atender sin demora. NO ES POSIBLE HACER UNA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.
- El personal de calidad es aquel que mantiene “LOS PAPELES” necesarios para obtener el certificado. Sin ninguna implicación necesaria del resto del personal.
- Resistencia al cambio. Hay ciertas costumbres que cuesta dejar atrás. El típico “AQUÍ SE HA HECHO ASÍ SIEMPRE”.
- Hay una falta de coherencia entre lo que se especifica en la documentación y lo que se hace.
- La documentación es la original que se usó para el alta en el Registro Sanitario y no se ha tocado desde entonces.
- Los registros son engorrosos de completar y hay algunos datos que se recogen que no sirven para nada y otros necesarios que no se recogen.
- Los REGISTROS no se rellenan siempre, hay una pérdida de datos importante. SE COMPLETAN a última hora ANTES DE LA AUDITORÍA.
- El sistema de trazabilidad no es del todo eficaz. Hay algunos puntos donde no se puede asegurar la trazabilidad al 100%.
Tras encontrar estos problemas en las industrias una y otra vez, investigué técnicas de las que yo misma había usado para mejorar los resultados.
Los problemas se pueden agrupar según su naturaleza en 3 grandes grupos:
1.- EL TRABAJO DE CALIDAD NO SE PUEDE PLANIFICAR.
NO SE PUEDE ORGANIZAR. EL RCSA DEBE ESTAR APAGANDO FUEGOS TODO EL DÍA.
Esta es una creencia bastante habitual incluso en personas que llevan ya muchos años trabajando en el sector como Responsables de Calidad.
De hecho, el otro día, una consultora con mucha experiencia me comentaba que los responsables de calidad tienen que aceptar que su trabajo va a ser siempre caótico. A lo que yo respondí: …. NO!
Es un error pensar que esta circunstancia es la naturaleza del puesto. Nadie debe verse sometido a este estrés constante de no saber por dónde te va a salir el día.
Si te fijas, la gran mayoría de las “urgencias” que van surgiendo en un día, se repiten casi de la misma manera semanas después, meses después, años después…
¿Porqué?
Porque realmente no se ha hecho un trabajo de análisis profundo de las incidencias y búsqueda de causa raíz.
Porque no se ha hecho un trabajo de crear un protocolo de actuación en cada tipo de incidente para que todo el mundo sepa qué hay que hacer en cada caso.
Porque no se ha hecho un estudio de cuándo aparecen el mismo tipo de situaciones y no se ha realizado una previsión de las incidencias reiterativas.
Estás dejando pasar una información por delante de tu nariz que no estás aprovechando para prepararte para evitar que se conviertan en tragedias diarias.
DEJA DE APAGAR FUEGOS CONSTANTEMENTE, EMPIEZA A COMPRAR 🧯EXTINTORES. 😁
Puedes utilizar muchas herramientas que están a tu alcance. Aprende habilidades de Hiper-especialistas y pon en práctica esas técnicas que ya usaban hace 100 años empresas multimillonarias. No es una pérdida de tiempo, es invertir en tu paz mental por un lado y en un mejor desarrollo del trabajo por otro.
Una de las técnicas más habituales para dar con las razones reales y profundas de las incidencias es la técnica de las 6M o espina de pez. Una técnica inventada por Ishikawa en Japón en los años 40.
2.- HAY UNA GRAN RESISTENCIA AL CAMBIO Y A LA COOPERACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS.
EL TÍPICO “ESTO SE HA HECHO SIEMPRE ASÍ”. NO SE COMPLETAN LOS REGISTROS POR NO DARLES IMPORTANCIA. NO TIENES APOYO DE TUS COMPAÑEROS DE OTROS DEPARTAMENTOS.
En este caso el problema tiene una doble vertiente: la mala comunicación y la falta de implicación.
Una cosa es consecuencia de la otra sin duda.
Cuando creas o implantas un nuevo sistema de Seguridad Alimentaria, lo haces desde tu despacho de Responsable de Calidad o directamente lo hace una consultora que va a la fábrica solo algunas veces al mes.
Este trabajo no llega a los responsables de las diferentes zonas de trabajo. Tampoco llega a tus compañeros de los otros departamentos como el de producción o comercial.
Quisieras que tod@s los miembros de la empresa se impliquen en el sistema tanto como tú y de paso evitar esos enfrentamientos frecuentes entre departamentos que tan mal te hacen sentir.
Y ¿qué puedes hacer?
El secreto aquí está en la implicación del personal, pero NO en exigir una responsabilidad en un sistema que no conocen ni han visto, sino haciéndoles partícipes de su creación e implantación.
Implicándolos en decisiones sobre el sistema (siempre contigo como guía).
Como, por ejemplo; sentándote con los responsables de personal para decidir cómo, cuándo y de qué manera se realizarán las formaciones necesarias para cumplir los requisitos. Estas personas se sentirán responsables de que el plan de formación se cumpla y de que los contenidos de las formaciones sean interiorizados.
Así, podrás evitar tener que perseguir a la gente como un policía para que cumplan las normas.
Ya te habrás dado cuenta que suelen repetirse las razones de incidencias y enfrentamientos entre departamentos. Que siempre o casi siempre tienen unas causas que ya conoces y puedes agrupar en dos o tres tipos más habituales.
Por lo que, otro ejemplo de implicación, sería crear un protocolo para actuar en caso de ocurrencia de las incidencias habituales, que crean enfrentamientos entre los departamentos de calidad y producción.
En este protocolo tendrían que concretarse las actuaciones que se llevarán a cabo cuando ocurran esas incidencias.
Si acordáis de antemano entre el responsable de producción y tú cuál será el protocolo de actuación, cuando ocurran esas incidencias, no habrá enfrentamiento posible. O al menos, no será tan grave.
LLEGA A ACUERDOS CONSENSUADOS PREVIOS 🤝 PARA ACTUAR CUANDO APAREZCAN LAS INCIDENCIAS MÁS HABITUALES.
Haciendo este análisis e implicando a estas personas en la creación de esos protocolos, estarás haciendo no solo que se impliquen ellos mismos, sino todo el personal que tienen a su cargo, ya que sentirán como suyas las normas establecidas y así se las trasladarán eficazmente.
Esto, lógicamente es mejor trabajarlo antes de los periodos punta de campaña.
La técnica a aplicar en este caso, además de la técnica nombrada en el punto anterior, sería la del uso de diagramas de flujo para definir el camino a seguir en las diferentes circunstancias.
3.- EL SISTEMA DOCUMENTAL (REGISTROS, SISTEMA DE TRAZABILIDAD, ….) ES ANTICUADO, ENGORROSO Y/O INEFICAZ.
Cuando llegas a trabajar a una empresa por primera vez, ya dispone de un sistema de seguridad alimentaria que ha implantado otra persona.
A veces, incluso, me encuentro que hay empresas que tienen ese sistema, pero no se ha llegado ni a implantar.
Es posible que se hiciera para obtener el Registro Sanitario, pero después, las actividades realizadas poco o nada tienen que ver con lo que se recogió en aquel documento inicial.
Aun disponiendo tu empresa de un sistema aceptable, puede que ahora te veas en la necesidad de implantar un sistema nuevo para obtener una certificación IFS o BRC.
De cualquiera de las maneras, el sistema documental que te encontrarás en las industrias alimentarias, en la mayoría de los casos tienen que ser actualizados y revisados.
Tienes a tu disposición muchas herramientas digitales para mejorar tu sistema. Al final, de eso se trata, de saber que la mejora constante del sistema tiene que formar parte del propio sistema.
DISEÑA TU SISTEMA PARA QUE LA MEJORA CONTINUA SE PUEDA PRODUCIR Y ADEMÁS SEA FÁCIL DE HACER.
En nuestro método lanzador, hemos tenido en cuenta esta necesidad que normalmente no se contemplaba y tenemos una fase completa para tratar el diseño de la documentación de un sistema para promover y facilitar los cambios que a veces tienen que ser constantes en una industria alimentaria para adaptarse a la naturaleza de la industria alimentaria y las exigencias de los mercados actuales.
Facilita tu trabajo. Recuerda que en los estándares IFS, BRC y otros, son requisitos las revisiones anuales de ciertos documentos. De tal forma, haciendo la documentación en papel o en formatos difíciles de manejar, el trabajo de renovar anualmente, se hará engorroso y te ocupará más tiempo del que deberías invertir en esto.
En este caso la técnica a aplicar sería la de utilizar el máximo potencial de las aplicaciones para crear los documentos, por ejemplo, poniendo los encabezados con campos automáticos que se correspondan con las propiedades del documento, por ejemplo, la fecha de emisión o de revisión. De esta forma, los encabezados siempre estarán actualizados.
Parte de tu trabajo tiene que ser buscar la manera más eficaz de hacer tu trabajo. Así será cada vez más sencillo aplicar otras técnicas de mejora que harán que el sistema sea mucho más avanzado y tú un profesional hiper-especializado.
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