La comunicación en nuestro trabajo siempre resulta algo complicada, ya que no podemos evitar que nuestras emociones y sensaciones se cuelen en la comunicación. Durante una parte del año, la intensidad del trabajo hace que simplifiquemos y no prestemos demasiada atención a lo que decimos y sobre todo a cómo lo decimos.
Adquiriendo hábitos de comunicación interna mejores, evitaremos la carga emocional de sufrir el papel de perseguidores del personal para hacerles cumplir las normas. Y por supuesto, lograremos que todo el mundo reme hacia la misma dirección, quitándonos por fin de encima la tarea de “tirar del carro”.
Para esto, tendremos que poner en práctica las siguientes 3 claves fundamentales:
1.- La participación funciona:
La participación de personas de todos los niveles de la organización, además de ser fundamental para conseguir una verdadera cultura de calidad, funciona para llegar a conseguir que nuestro sistema de seguridad alimentaria esté profundamente implantado.
Se hace necesario consultar e involucrar en las decisiones a todas las personas en nuestra organización. No podemos trabajar sol@s.
Para conseguirlo se pueden utilizar ciertas técnicas, como por ejemplo incentivos.
2.- La responsabilidad compartida es vital:
Compartir la responsabilidad del cumplimiento de procedimientos y normas, es imposible sin la implicación absoluta de los responsables directos de los operarios de la planta.
Si los jefes inmediatos del personal de manipulación no se implican, es imposible crear una cultura de calidad.
Por tanto, estas personas necesitan una formación específica en comunicación al personal y en la importancia del cumplimiento de normas y procedimientos.
Igualmente, es necesario contar con tus compañeros de otros departamentos para compartir las responsabilidades en el cumplimiento de los requisitos de calidad. Esto debe ser comprendido y motivado desde la dirección. Si no, no será bien entendido. Ya sabéis cómo de incómodo es que alguien de tu mismo nivel pretenda decirte lo que tienes que hacer. No se trata de esto, se trata de que se forme un equipo real entre los mandos de los diferentes departamentos para caminar todos en el mismo sentido y no enfrentados.
La comunicación entre responsables y técnicos de calidad y otros mandos intermedios como aquellos responsables de la dirección o de labores comerciales, se presenta difícil si esta clave no está implantada correctamente.
3.- Primero personas, luego papeles:
Es imprescindible que la comunicación se realice preferentemente cara a cara, puesto que las personas que reciban el mensaje estarán más abiertas a cambiar algunos de sus comportamientos si se habla con ellos directamente y se buscan soluciones que incluyan sus aportaciones.
Teniendo en cuenta estas premisas, conseguiremos implantar una cultura de calidad realmente efectiva en nuestra organización.
Aunque un sistema de calidad es el reino de la documentación, la transmisión escrita, en general, NO FUNCIONA.
El experto en comunicación Enrique Sueiro acuñó el famoso principio: PePa: “Primero las personas, después los papeles”.
La comunicación por escrito, ya sean carteles, mensajes, tablones, intranet,… no sustituyen la sensación de ser escuchado, la retroalimentación y la implicación del personal al que se dirige dicha comunicación.
No obstante, si es necesario transmitir algún mensaje, normas, etc…de manera escrita, también hay ciertas premisas que nos pueden ayudar a que el mensaje sea comprendido e interiorizado de una manera más efectiva.
¿Quieres conocer tips de comunicación y saber si tu comunicación es realmente efectiva? Bájate nuestra guía que incluye el checklist para evaluar tu comunicación.
Teniendo en cuenta estas tres premisas, hay que conocer ciertos aspectos del cerebro humano que determinan cómo procesa la información y crear las acciones de comunicación alineadas con estos principios.
La memoria a corto plazo es muy limitada
Nuestra memoria a corto plazo, es aquella capacidad de retener una cantidad muy limitada de información durante un tiempo también muy limitado. (Referido a datos sin mucho sentido ni repercusión. Obviamente, recordaremos para siempre algunos datos o circunstancias con mucha importancia en nuestra vida).
Para que un dato o información sea retenido por más tiempo, tenemos que recurrir a nuestra memoria a largo plazo. Ese es el kit de la cuestión, pasar un dato de la una a la otra.
Para hacerlo, tendremos que apelar a algunos recursos, teniendo en cuenta como el cerebro responde a los diferentes estímulos.
1.- Se aprende mejor en periodos cortos 20´:
Para facilitar que cualquier información que nosotros demos pase de la memoria a corto plazo a la de largo plazo, es decir, se interiorice, debemos dosificarla. De tal modo, será preferible realizar las formaciones divididas en pequeñas dosis que todo en el mismo día intensivo. Ya que la cantidad de información recibida, no será absorbida en gran parte por la memoria a largo plazo y por tanto, no será interiorizada.
Hay otra ventaja de realizar pequeñas formaciones y es que se puede contar con la participación del propio personal que la recibe, pidiendo su opinión y aportaciones.
2.- Imágenes:
La comunicación a través de imágenes es mucho más eficaz, ya que el cerebro no tiene que hacer el “esfuerzo” de traducir las palabras a conceptos.
Ya lo dice el refrán; “una imagen vale más que mil palabras”.
Si, además, las imágenes son llamativas, especiales y relacionadas con las personas receptoras del mensaje, mucho mejor. Por ejemplo; si en nuestra empresa, todos los operarios llevan redecillas en el pelo, cuando pongamos una imagen de un monigote lavándose las manos, si lleva redecilla en el pelo, se interiorizará más rápidamente la obligación de lavarse las manos para todos los operarios.
La memoria es muy visual. Si queremos que las personas a las que dirigimos un mensaje memoricen algún concepto; con imágenes se puede hacer con mejores resultados.
Por ejemplo, a la hora de hacer una formación sobre limpieza y desinfección, será más fácil de interiorizar los pasos a seguir y las concentraciones de producto de limpieza, si se esquematiza con imágenes y con los números de fases.
2.- Historias:
Cuando queremos aprender algo, necesitamos que tenga un fundamento. Es difícil para nuestro cerebro aprender una serie de palabras o número sin sentido.
Los ganadores de premios Guiness que memorizan cientos de números aleatorios, buscan un sentido al orden de esos números para poder memorizarlos. De la misma manera se aprenden palabras en otro idioma, buscándoles una historia que nos conduzca a la deducción de la palabra que buscamos.
Son técnicas básicas de estudio que debemos utilizar para hacer nuestras formaciones, por tanto, en vez de decir simplemente que es obligatorio registrar las visitas (por ejemplo), contamos una historia sobre una visita en la que hubo algún problema y no fue posible saber quién fue el que generó el problema porque no se había registrado la visita.
3.- Ejemplos:
Relacionado con el punto anterior, si ponemos siempre que vayamos a comunicar alguna norma o procedimiento, algún ejemplo práctico, se comprende mejor.
Acuérdate de las clases del carnet de conducir, todo eran dibujitos y ejemplos en los que teníamos que decir si se estaba o no conduciendo según las normas.
Es incluso más efectivo, si los ejemplos son cercanos a la persona con la que se está hablando. Si ponemos un ejemplo de porqué no se deben llevar las gafas sueltas cerca de la zona de producción donde está el producto expuesto y como ejemplo le enseñamos la foto real que anda por todas las redes sociales del paquete de patatas fritas con las gafas dentro.
Será mucho más efectivo todavía, si los ejemplos que ponemos son de ellos mismos o de nuestra fábrica. Lleva siempre contigo el móvil y fotografía cada ejemplo que pueda servirte para mostrarles lo que se ha realizado según las normas o no.
4.- Hay que repetir y utilizar para interiorizar.
Se aprende cometiendo errores.
Tomando el mismo ejemplo que antes de la autoescuela, imagina que tuvieras que aprender a conducir solo con la teoría que aprendemos allí. Es imposible.
Pues igual con cualquier cosa. Hemos hablado de las concentraciones de los productos de limpieza. Si hemos dado una pequeña formación práctica de menos de 20´y hay unas instrucciones escritas con gráficos y dibujos que nos enseñan cómo se hace. Si a estas comunicaciones les añades una práctica del manejo de los productos y además permites al personal que opine sobre la eficacia del producto, el sitio donde se guarda, la frecuencia con la que se reponen los enseres, etc,… la interiorización del procedimiento de limpieza será máxima.
5.- La multitarea no funciona.
Este principio es aplicable tanto a la comunicación como a nuestro propio trabajo. No obstante, en esta ocasión nos centraremos en os aspectos relacionados con la comunicación.
Aunque es bastante obvio, la dinámica del no perder tiempo de trabajo, a veces nos empujan a querer aprovechar el tiempo de una formación para que estén haciendo otra cosa. Por ejemplo, informarles del protocolo COVID mientras están cambiándose de ropa en los vestuarios. ERROR!!!
Al final no podrás estar pendientes de lo que estés diciendo porque su cerebro está centrado en ponerse la ropa adecuadamente o tardarán más en ponerse la ropa porque están distraídos. Mejor decirles que se vistan más rápido hoy, porque justo después os informaré del protocolo. Tal vez gastes unos minutos más, pero habrán valido la pena.
6.- La gente necesita motivación
Es difícil pensar en motivar al personal que trabaja de manera eventual y con unos horarios larguísimos de campaña con la tensión que se masca en esos momentos en nuestra industria. Pero es posible y no solo eso, necesario, que impliques al personal en cualquier norma o protocolo que exista en la empresa. La mejor manera no es poniendo una foto de una playa paradisíaca, ni una frase motivadora en cada pared. La mejor manera de motivar al personal es implicarlo, hacerle comprender que se le escucha. Dar feedback a cualquier opinión con el máximo respeto. Intentar priorizar las comunicaciones cara a cara y en pequeños grupos de personas.
Para hablar en persona de cualquier tema por más crítica que sea la conversación, también hay algunas medidas preventivas que puedes tener en cuenta.
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