Comienza el nuevo año y, en estos tiempos, hacemos el balance de lo bueno y malo (como decía la canción de Mecano).

Tú, como Responsable de Calidad, tienes un nivel muy alto de exigencia. Sobre todo, en lo que respecta a la productividad en el trabajo.

Te habrás encontrado más de un día con esa sensación de haber trabajado muchísimo y no haber avanzado nada en los objetivos de calidad, ya sabes; un nuevo certificado IFS o BRC, mejorar la eficiencia de tu sistema o conseguir, por fin, una implantación más efectiva a todos los niveles de la empresa.

Este es el momento de un cambio, pero no sabes por dónde empezar.

Pues bien, para tomar el control, hay que tener una estrategia definida. Tendrás que pararte y gastar algo de tiempo en plantearte cuáles son esos cambios.

Lo primero que debes hacer para notar una diferencia real, será hacer una buena planificación que te sirva de guía para cada día del año.

Siempre estaremos sujetos a posibles cambios de última hora, pero estar apagando fuegos constantemente, no debería ser la tónica general de tu día a día.

Hay una técnica muy interesante que te ayudará a ordenar tu trabajo diario, que consiste en la división del trabajo en bloques homogéneos de tareas diferenciadas.

Te dejo abajo un vídeo en el que te explico un poco más en qué consiste esta técnica y cómo aplicarla a tu día a día.

Se trata de trabajar como en el colegio, el instituto o la universidad; cuando teníamos una hora fija para trabajar cada asignatura.

Tu subconsciente se va acostumbrando al tipo de trabajo según la hora y el día.

De esta forma, también acostumbramos a nuestros compañeros de trabajo a que hemos dispuesto unos momentos determinados de la semana para ciertas tareas y conseguiremos reducir sustancialmente las interrupciones.

Una vez planteado el horario con el que vamos a trabajar, toca realizar la planificación de las fechas más importantes del año, comenzando por la fecha en la que nos harán las auditorías externas o de certificación.

Por cierto, recuerda pedir con al menos tres meses de antelación la fecha de tu auditoría, hay muy pocos auditores IFS o BRC y muchas empresas a certificar.

Para conseguir que la planificación sea efectiva y que te aporte el control que necesitas y no al contrario, no puedes ser tan optimista como habitualmente somos los responsables de calidad en lo que respecta al tiempo que se tarda realmente en realizar el trabajo.

Tienes que incluir en las planificaciones algunas de las tareas que habitualmente olvidamos, como son, por ejemplo:

• Preparar una reunión
• Realizar un informe
• Revisar legislación
• Actualizar documentos
• Atender requerimientos de clientes
• Responder emails
• Respondes al teléfono

Todo este tiempo extra es el que ya te habrás dado cuenta que necesitas al hacer tu horario en bloques.

De tal manera que sabrás exactamente cuánto tiempo tienes para poder trabajar en conseguir tus objetivos.

Imagina que necesitas revisar la documentación para adaptarla a un nuevo estándar. Imagina también que has decidido trabajar por secciones para facilitarte el trabajo, así que tienes, por ejemplo, 10 secciones para revisar.

Si ya conoces la fecha en la que previsiblemente tendrás la auditoría externa y cuántas horas a la semana puedes dedicar al bloque de tarea de revisión de documentación. Solo te queda dividir el trabajo en el tiempo que tienes y ya habrás establecido cuándo exactamente debes trabajar cada sección.

Sabrás también si te has retrasado en alguna tarea en particular y porqué exactamente te retrasaste.

Podrás comprobar también si tú eres realmente poco efectivo en la forma de trabajar o se trata simplemente de que algún imprevisto interrumpió el trabajo en concreto que tocaba ese día. Te darás cuenta que cambia por completo el concepto del trabajo. Tendrás todo tu año controlado. Y sabrás exactamente qué imprevistos se han presentado y qué trabajo se dejó atrás por su culpa.

Experimentarás la sensación de control de un Responsable de Calidad Hiperespecializado.

Te animo desde aquí a que empieces a usar esta herramienta y te dejo aquí abajo el enlace para descargarte nuestra guía para planificar como un RCSA HIPER-ESPECIALIZADO.

Para continuar con la planificación deberás repasar los requisitos uno a uno y comprobar cuáles de ellos te imponen una fecha límite para llevarlos a cabo, por ejemplo, uno de los requisitos del estándar BRC, te obliga a realizar una reunión informativa al mes. Ya lo tienes, solo debes colocar esa fecha en tu calendario. Recuerda que queremos fijar las reuniones en un bloque de trabajo determinado, por lo que debes establecer las fechas con mucha antelación y siempre a las mismas horas y días. De esta manera, también evitas tener que andar persiguiendo a las personas que deben asistir para ajustar sus agendas. Serán ellos los que las ajusten. No olvides que, por cada actividad que planificas, necesitas también un tiempo de preparación. En esto caso, habría que preparar el orden del día, por ejemplo.

Otro truco que también deberías usar es el de agrupar las tareas que se parecen en los mismos bloques. Si seguimos con el ejemplo de las reuniones mensuales, podrías aprovechar esas reuniones, una vez al trimestre, para realizar otro requisito que impone BRC, que es el de revisión de objetivos de seguridad alimentaria de la industria.

Y si tu problema es la falta de tiempo y de un sistema de seguridad alimentaria automatizado, no te preocupes: tengo la solución que necesitas

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Ánimo!, y a por el mejor año de tu vida profesional.