Al comenzar la implantación o renovación de un sistema de calidad y seguridad alimentaria, cualquier profesional puede sentirse abrumado por la cantidad de documentación generada. No queremos que se nos pasen plazos de renovación o documentos que haya que archivar.

De hecho, también ocurre cuando comenzamos la fecha del año en la que el trabajo empieza a multiplicarse.

Debemos tomar el control de nuestro sistema y prepararlo todo antes de elaborar la documentación.

Antes de empezar hay que decidir un par de cosas:

• Quién será el responsable del sistema y quién tendrá acceso a qué partes.
• ¿Qué localización tendrá la documentación del sistema?, ya sea física o virtual. Hay que tener en cuenta que alguna persona debe tener el control sobre los originales y los cambios que se puedan realizar. Si se conservarán virtualmente y hay varias personas que disponen de acceso a la localización del sistema, lo mejor es disponer para su consulta de copia no editable de la documentación en su última versión para que los miembros de la empresa que lo necesiten, puedan acceder sin peligro de que se produzca algún cambio no intencionado en los documentos. Aunque hay varios niveles de protección de documentos, un pdf normal, puede servir. Existen también varias aplicaciones que nos pueden permitir tener nuestro sistema correctamente archivado. Siempre tendrá un coste, pero puede resultarnos práctico. Es muy interesante utilizarlas en caso de que cada sección de la empresa tenga acceso a un equipo informático, así se podrá sistematizar la toma de registros directamente al sistema.

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Una vez decididos estos aspectos, toca ponerse manos a la obra. Aquí puedes ver un video con este contenido.

Planificación del Sistema de Gestión Documental.

1. Definir la clasificación de los documentos, por ejemplo, por tipo de documento y por secciones. Es importante que la codificación de los documentos seas inequívoca para que, a la hora de encontrar un documento, se haga de forma rápida y eficaz.
2. Qué tendremos en cuenta para la creación de los documentos:

• Nombre y código quequeremos darle a cada documento.
• Personas implicadas. ¿Alguien participará en el desarrollo de la documentación? Lo aconsejable es que la documentación que se refiera a una parte concreta de la empresa, en la que tenga responsabilidad otra persona, se desarrolle con la participación de esa persona, o al menos, se cuente con ella para validar la versión final.
• Qué plantillas o modelos se utilizan y pueden automatizarse. Lo ideal es que todos los documentos tengan el mismo tipo de formato, letra, encabezado y pie de página, etc, …
• Qué comunicaciones pueden automatizarse entre los agentes del proceso. Por ejemplo, existen aplicaciones de archivo en la nube que permiten la automatización de envío de avisos a los implicados cuando un documento se modifica.
• Qué técnicas de gestión documental merece la pena utilizar para cada categoría de documentos (Firma digital, control de versiones, registro directo en aplicación, control continuo, …)
• Permisos y seguridad para este tipo de documento en las carpetas correspondientes
• El archivo de los documentos también será importante en este caso. Mi consejo es claro aquí; con una codificación adecuada e inequívoca, todos los archivos pueden estar juntos en la misma carpeta. No es necesario tener carpetas dentro de carpetas, dentro de carpetas, que lo único que aportan es tener que rebuscar cuando alguien busca algún documento.

Durante el trabajo

• Creación de nuevos documentos. Conforme vayamos elaborando los diferentes tipos de documentos, debemos disponer de plantillas de cada uno, para mantener la homogenización cada vez que se cree un nuevo documento.
• Conforme vayamos elaborando documentos nuevos, debemos identificar el estado en el que está (versión definitiva o no) e indicarlo en la propia codificación del documento (final de código) o archivarlo en una carpeta distinta. De hecho, hay maneras de establecer automáticamente el registro de los cambios de versión y quién lo realizó.
• Es necesario registrar los cambios en los documentos elaborados por varias personas. Existen herramientas para que queden registrados los cambios dentro del documento, incluso se pueden registrar comentarios por parte de las personas que colaboran en su elaboración. También las hay en las aplicaciones de almacenamiento en la nube.

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Control, mejora y resolución de problemas

Como todos los sistemas, nuestro sistema documental tiene que permitir, de hecho, fomentar la mejora continua. Debemos diseñar el sistema para que permita evaluarlo y mejorarlo cuando sea necesario. Para esto:

Debemos establecer indicadores de los aspectos más importantes del sistema y disponer de un esquema de seguimiento.

Este esquema de seguimiento puede estar en cualquier formato que se nos ocurra: Excel, tabla de Word o en nuestra agenda física o virtual; Google calendar, Outlook o la que normalmente utilicemos. Con este esquema, dispondremos de una visión completa de nuestro sistema.

Existen también ciertos softwares especializados.

Es sencillo mantener el control de nuestro sistema, siempre que tengamos en cuenta algunos consejos:

• Siempre que sea posible; reparte las responsabilidades del mantenimiento, (manteniendo el control una sola persona)
• Realizar verificaciones constantes y validaciones periódicas, (en otro video os explicaremos las diferencias entre validaciones y verificaciones).
• Disponer de un procedimiento de control documental donde se especifique todo esto.

Solo por llegar hasta aquí, quiero hacerte un regalo.

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Os dejamos trabajando para conseguir llegar a ser un responsable de calidad hiper-especializado.

¡Ánimo!, y a por el mejor año de tu vida profesional.