Para conseguir dejar de enfrentarte al resto de departamentos cuando hay algún problema tienes que implicar a los compañeros en la creación y aplicación en las normas o protocolos.

¿Cómo puedo hacerlo?

Aplicando la técnica que voy a explicarte a continuación.

Justo cuando ya tienes el bolso colgado, tras uno de los días típicos de campaña, apagando fuegos todo el día, te llega un mensaje del cliente al que has enviado un gran pedido diciendo que el envase no coincide con lo que establecen las especificaciones del contrato…..mierd*** 😭 Ya no me voy!

¿Quién habrá sido el …. que ha permitido el envasado del producto en un envase no autorizado?....

En la mayoría de las industrias alimentarias que visito, me encuentro con una situación que se repite año tras año cuando estás en campaña o cuando hay picos de producción por algún motivo.

Y es que los pequeños (o grandes) problemas que surgen habitualmente como:

• errores en etiquetado o loteado,
• proveedores que cambian el formato de envases sin previo aviso,
• compras de materias primas de otros proveedores que incluyen alérgenos que no teníamos controlados porque son más baratos o más rápidos
• uso de maquinaria distinta a la designada para un trabajo porque la habitual se ha averiado

En fin, lo que puede ocurrir normalmente en una empresa donde hay varias cabezas pensantes 🤯 tomando decisiones sobre la marcha ⏳ constantemente.

Este tipo de situaciones te crean como Responsable de Calidad un estrés y una tensión inmensa y te da la impresión de que nadie de esas personas responsables de la actividad de la empresa te escucha cuando les explicas la importancia de no cambiar los procesos controlados sin previo aviso.

Al final el resultado es el esperado en situaciones de estrés: enfrentamientos con las personas implicadas.

Para conseguir ser un Responsable de Calidad Hiper-especializado (de esos que parecen tener todo siempre bajo control y no se llevan las situaciones de estrés a su casa por las tardes) tienes que trabajar de una forma diferente.

PARA NO REPETIR LOS MISMOS COMPORTAMIENTOS UNA Y OTRA VEZ, HAY QUE TRABAJAR DE FORMA DISTINTA.

Tienes que ser realista y comprender que estas situaciones no cambiarán si sigues haciendo las cosas de la misma manera.

Algo que puedes empezar a aplicar desde hoy mismo es reaccionar de una manera diferente. Siempre que te veas en esa circunstancia:

1.- identifica el problema claramente con las personas implicadas para buscar la solución conjuntamente. Evita dedicar la reunión a buscar culpables, te desgastarás y además no conseguirás que todo el mundo se centre en la resolución del problema.

2.- intenta plantear la búsqueda de la solución como algo que afecta a la imagen de la empresa y por tanto a la vuestra. Apela a la resolución del problema como parte de la cultura de calidad de la empresa. Algo así como la cultura de El Corte Inglés de “si no queda satisfecho, le devolvemos el dinero”.

Al principio te costará más, pero esta es la manera de implicar al personal que toma las decisiones de producción en el cuidado de la seguridad alimentaria.

Y para evitar que en las próximas campañas pueda ocurrirte lo mismo, hoy te propongo una técnica BASTANTE FÁCIL DE APLICAR y con la que conseguirás que todo el personal implicado en la producción trabaje de la misma forma cuando ocurra alguna incidencia que no permita producir de la forma que ya tienes controlada.

Se trata de utilizar los diagramas de flujo.

¿Cómo? ¿los diagramas de flujo? Pero si eso es lo que tengo en mi APPCC.

Sí, algo similar, pero con otro objetivo: Dejar de enfrentarte con otros departamentos cuando ocurra alguna incidencia durante la campaña.

La técnica que vengo a proponerte hoy, consiste en simular las posibles situaciones que causan las incidencias año tras año (de las que te hablaba arriba) y que consiguen sacar de quicio a media empresa. Y que tan difíciles son de gestionar sin salirte de tus casillas.

Normalmente, estas situaciones surgen cuando las personas de diferentes departamentos han intentado resolver los problemas ellos solos, sin contar con los demás departamentos.

La aplicación de esta técnica trata de que todos los implicados conozcan exactamente qué deben hacer cuando ocurre alguna situación de emergencia.

El procedimiento a seguir sería el siguiente:

1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS DEL AÑO ANTERIOR QUE HAN CAUSADO ENFRENTAMIENTOS

Debes preparar un informe con todas las situaciones que se han producido durante el año anterior que haya llevado a enfrentamientos entre departamentos. (Recuerda centrarte en los hechos y no en los culpables).

Lo ideal es que estén recogidas como incidencias en tu sistema, pero muchas veces, es tan difícil de arreglar que en lo último de lo que te acuerdas es de registrar lo acontecido.

• CONVOCAR UNA REUNIÓN CON LAS PERSONAS RELEVANTES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EN TU EMPRESA

Tendrás que agendar, fuera de la campaña mejor, una reunión con los implicados en la producción en tu empresa para trabajar con ellos en estos diagramas de flujo.

Estas personas deben ser responsables de estos departamentos. Por ejemplo: jefes de producción de los diferentes turnos de trabajo, responsable de compras, responsable de ventas, personal responsable de recepción de materias primas, gerencia si se ha visto visto implicado en alguno de los casos…

• EXPONER LAS INCIDENCIAS DEL AÑO PASADO

Recuerda mostrarlo como datos inertes, como estadísticas de sucesos y no como chispa para desencadenar la reproducción del enfrentamiento anterior.

• AGRUPAR LOS INCIDENTES EN CATEGORÍAS

Agrupa con los participantes de la reunión los mismos tipos de incidentes en grandes categorías para poder establecer luego una forma de trabajar para cada una.

• DETERMINAR QUÉ SE DEBE HACER EN CADA CATEGORÍA

Ahora, entre todos y con tu ayuda para indicar las limitaciones que las diferentes normativas y estándares establecen, debéis llegar a acuerdos consensuados en la forma de actuar para cada situación.

Por ejemplo: En caso de cambiar un tipo de materia prima (digamos envases 📦🧃), por alguna causa circunstancial (digamos una huelga de transportes 🚚), el responsable de producción debe confirmar (por ejemplo, por WhatsApp) con el responsable de calidad si ese producto puede o no ser usado.

• PLASMAR LOS ACUERDOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO PARA CADA SITUACIÓN

Una vez ya hemos acordado qué haremos en cada caso, lo plasmamos en los diagramas de flujo (ahora te digo cómo hacerlos) para que quede constancia de la aceptación por parte de todos de los protocolos a seguir. Esos diagramas se pueden convertir en carteles y colgarlos en las diferentes zonas de trabajo de cada departamento.

Para hacer los diagramas de flujo de cada categoría de situación que has estudiado y acordado con los demás, necesitas conocer los símbolos y estructura que se utiliza en los diagramas de flujo de una manera normalizada.

El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI, por sus siglas en inglés) estableció estándares para los diagramas de flujo y sus símbolos en los años 1960s.

La Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) adoptó los símbolos ANSI en 1970.

El estándar que recoge los símbolos que se reconocen internacionalmente hoy es la ISO 5807 y son los siguientes:

Este video es solo una broma, pero puede servirte para ilustrar lo que vengo explicándote en este artículo.

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