Te sientes como un niño perdido cuando ves la cantidad de registros que tienes que controlar.

Estás desbordado a la hora de organizar la documentación necesaria para mantener tu sistema de seguridad alimentaria.

El resto del personal no completan los registros tan bien como te gustaría, alguna vez incluso tienes que “perseguirlos” para que los lleven al día.

Sientes que tienes poca productividad, ya que a veces, incluso te ves pasando datos de los registros a otros registros informáticos para facilitar su utilización.

Esto es duplicar el trabajo y el tiempo, tan preciado en nuestra profesión. Y además, lo sabes. Pero tienes dudas a la hora de “inventar” alguna opción más eficiente.

¿Y esto por qué ocurre?

• Porque no tienes presupuesto para invertir en equipos informáticos para cada operario.

Lógicamente, la mejor opción pasa por invertir en tecnología, pero claro, tus jefes crearon su empresa para ganar dinero, no para asegurar la seguridad alimentaria. Aunque sea obligatorio, lo ven como algo secundario que se puede llevar con el mínimo presupuesto. Además, para eso estás tú (o eso piensan en muchos casos).

• Porque ya tienes un sistema que no diseñaste tú y no quieres o no encuentras el tiempo para cambiar nada.

Claro, y es que tus tareas diarias ya casi no te dejan tiempo para respirar, menos para meterte en jaleos de cambios de registros. Lo mismo no tienes ni la documentación en un formato editable.

• Porque, aunque llevas tiempo manteniendo un sistema con una certificación IFS, BRC o cualquier otra, realmente no las conoces lo suficiente para atreverte a tocar nada de lo que crearon en su momento los de la consultora.

Y eso que, ya hiciste el curso del estándar en el que estás certificado, pero quién puede meterse a cambiar nada, “ni que tuviera tiempo”.

Aquí tienes dos opciones, seguir viviendo en el caos y no poder ni dormir pensando en las tareas que tienes que hacer el día siguiente o actuar HOY.

Es el momento de tomar acción.

Métete a saco a cambiar tus registros.

Sé más práctico. Deja de perder el tiempo en tareas duplicadas.

Esto beneficiará tu vida porque:

• Tendrás el control real del sistema
• Dejarás la sensación de estrés (sin llevarte a casa el listado de tareas)
• Pasarás auditorías con más tranquilidad. Estando seguro de que los datos que tienes registrados, son correctos.
• Te sentirás más productivo. Dejarás de invertir tanto tiempo en tareas administrativas que no te ayudan a sacar tu máximo potencial como profesional.
• Serás valorado como un profesional experto. Cuando empieces a tomar el control de tu sistema, ¿crees que el resto de la empresa lo notará? Por supuesto, y en el resto del sector también.
• Evitarás problemas o podrás solucionarlos más rápidamente. Al tener la información más ordenada y accesible, estarás preparad@ para solucionar cualquiera de esos fuegos que hay que estar apagando constantemente.

¿Y qué puedo hacer?

1.- PLANIFICA.

Debes sacar tiempo de donde no lo hay para hacerlo.

Y para esto, ordena tu trabajo en el día a día.

Para hacerlo, te aconsejo que incorpores a tu rutina diaria algunas de las técnicas que te explico en otro de nuestros artículos del blog:

2.- SIMPLIFICA.

Tus registros deben ser prácticos y sencillos y estar diseñados para evitar descontrol o sobre documentación.

Para esto, valida cada uno de los registros que tienes, determinando de qué manera puedes mejorarlos o agruparlos para simplificar el trabajo de gestión posterior.

3.- COMUNICA.

Para diseñar controles que eviten errores y mejoren la gestión posterior, debes contar con la opinión del personal que al final será quien registre la información. Hasta que no hables con ellos y sientan que se les escucha de una manera activa, no te darás cuenta de cuánto pueden aportar a tu sistema.

Por otro lado, esto traerá varias consecuencias positivas, el personal estará más implicado en el correcto registro de los datos y te verán como un miembro del equipo al que puede uno dirigirse con algún problema.

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