Cuando eres un Responsable de Calidad en la Industria Alimentaria y te tienes que enfrentar a la creación e implantación de un nuevo sistema de seguridad alimentaria, bien sea porque tu empresa necesita el certificado IFS o BRC, bien sea porque acabas de empezar en una nueva empresa y el sistema ya no vale, te sientes como en el borde del acantilado.
Y es que a ti, como buen Responsable de Calidad, te gusta ser autosuficiente 💪 y no te convence el contratar una consultora que tome el control.
Pues no hay otra, hay que tirarse….🙈
Este es un momento muy importante en el que debes ser consciente de tus acciones y no dejarte llevar por las circunstancias. Ahora, tomar el control es fundamental, y no perderse en el camino. Solo así conseguirás el objetivo en tiempo ⏰ y forma.
Para no perder el control, evita estos:
3 Errores Habituales Al Implantar Un Nuevo Sistema
1º error: No dejar tiempo para la implantación
Como profesional de la calidad de la industria alimentaria eres bastante optimista en lo que respecto al tiempo.
Te habrá pasado, como a mi, que destinas 1 hora para una tarea que al final, se tardan 3 horas en hacer.
También es algo preocupantemente habitual el que tengas una inmensa lista de tareas pendientes sin una fecha específica destinada para hacerlas.
Aquí está el error. Todo buen Responsable de Calidad debe trabajar con la agenda en la mano. No solo hay que plantearse los objetivos o trabajar más horas que nadie. Se trata de hacer cuadrar lo que tienes que hacer con el tiempo de trabajo que hay hasta la fecha en la que queremos alcanzar el objetivo.
Todo es cuestión de técnica.
En otro de nuestros post puedes leer y aprender una de las técnicas más conocidas en este sentido.
Pulsa en la imagen para leerlo.
2º error: pensar que la implantación es solo documental
Cuando un cliente nos pide que completemos alguna documentación para homologarnos como proveedores, suele ser un cuestionario, a veces simple - a veces verdaderamente complejo, pero al fin y al cabo, puedes solucionarlo completando documentación.
En el caso de un sistema de seguridad alimentaria, no es tan sencillo. Se trata de encajar como las piezas de un puzzle la parte documental y la ejecución real de lo que se propone en la documentación.
De hecho, en muchos de los proyectos que comienzo me doy cuenta de que las normas y procedimientos que se llevan a cabo a pie de fábrica no casan con lo que los documentos indican. Incluso hay veces que los procedimientos que se llevan a cabo son más completos o mejor diseñados de lo que se establece en la documentación. Esto suele deberse a que se han ido corrigiendo en función de los requerimientos de los diferentes inspectores de Sanidad o de algún cliente concreto. La cosa es que no pasarás una auditoría IFS o BRC o cualquier otro estándar en el que te quieras certificar, si no están detallados por escrito y con coherencia los procedimientos que se siguen el la fábrica. Siemrpe teniendo en cuenta los requerimientos de la norma, claro.
Y este error viene a estar muy relacionado con el siguiente.
3º error: No implicar a todo el personal
Siempre que hay que hacer un trabajo que sea responsabilidad del departamento de calidad, te encierras frente al ordenador para intentar desentrañar los requisitos que necesitas cumplir.
Sin embargo, a la hora de implantar un sistema de seguridad alimentaria, necesariamente hay que implicar el resto del personal, ya que serán ellos los que tengan que llevar a cabo los procedimientos que tú diseñes y completar los registros.
De modo que, si quieres que el personal y tus compañeros de otros departamentos como el de producción o comercial, se hagan responsables de cumplir los procedimientos y completar los registros tal como se detalle en el sistema, no puedes dejarlos de lado cuando lo diseñes.
Imagina que entraras a trabajar en una empresa donde no supieras de antemano horarios o salarios. Es impensable. Tu mente no estaría de acuerdo cualquiera que fueran.
Si cuentas con la opinión e incluso llegas a acuerdos con estas personas que luego van a estar implicadas de una manera tan directa en el cumplimiento de normas y procedimientos, sentirán como suyo propio el sistema y será muuuuucho más fácil remar todos en el mismo sentido.
Para trabajar este aspecto de comunicación, he escrito un post en el que te explico las 3 claves para comunicarte como un Responsable de Calidad Hiperespecializado. Sigue el enlace de la imagen.
Pues con esto ya lo sabes; si estás en alguna circunstancia en la que te tengas que enfrentar a la implantación de un nuevo sistema, ten cuidado y no cometas estos errores.
Y si no sabes por donde empezar necesitarás seguir un método de trabajo. ¿Quieres conocer nuestro Método Lanzador? ¿Quieres que te cuente las formas en las que puedo ayudarte?
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